Der wöchentliche Newsletter für erfolgreiche Führungskräfte
Antonia Götsch
Liebe
Leserin, lieber Leser.
Achtung, Achtung! Hier ist eine Service-Mail. Sind Sie demnächst im Urlaub oder schon auf dem Weg? Haben Sie daran gedacht, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten?
Ich vergesse das gefühlt jedes zweite Mal.Oder ich reaktiviere kurz vor der Abreise hektisch meine sehr pragmatische Voreinstellung bei Outlook: „Hallo, ich bin bis zum 15. August im Urlaub. Mein Team hält die Stellung – und hilft sicher gern. Schreiben Sie einfach an … Herzliche Grüße und bis bald.“
Diese Botschaft ist zwar ausreichend, aber auch gähnend langweilig. Studien über
glückliche Zufälle (Serendipity) zeigen, dass kleine Kommunikations-Anker oft ein Anlass sind, Beziehungen zu vertiefen und dadurch auszubauen. Wenn ich also schreiben würde, dass ich mit meinem VW-Bus in Südfrankreich campen bin, freuen Sie sich vielleicht, weil Sie an Ihren letzten Campingurlaub denken. Oder Sie fragen mich nach Empfehlungen für einen Gaskocher, falls wir uns mal bei einer Konferenz treffen.
In unseren Artikeln habe ich drei Tipps gefunden, die beim Formulieren einer Abwesenheitsnotiz helfen können:
Werfen Sie einen Anker. „Verraten Sie den Empfängern Ihrer Abwesenheitsnotiz etwas, das Ihnen beim nächsten Kontakt als Aufhänger für eine Unterhaltung dienen kann“, rät Michelle Gielan,Expertin für positive Kommunikation. Wohin fahren Sie in Urlaub? Was lernen Sie bei dem einwöchigen Seminar, für das Sie sich abwesend melden?
Rechtfertigen Sie sich nicht.
„Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin derzeit nicht im Büro und lese meine Nachrichten daher nur etwa vier- bis fünfmal in der Stunde“, so haben meine Kolleginnen es mal etwas überspitzt in einer Typologie der Abwesenheitsnotizen formuliert. Ich finde, es geht niemanden etwas an, wie oft Sie in Ihr Postfach schauen. Als Leserin möchte ich lediglich wissen, ob die Nachricht gelesen wird – und wann ich mit einer Antwort rechnen kann.
Teilen Sie Nützliches.
Vielleicht können Sie die üblichen Informationen (Wer vertritt Sie? Unter welcher Mail-Adresse ist diese Person zu erreichen?) anreichern mit anderen Informationen, die für Ihr Gegenüber nützlich sein können. Etwas ungewöhnlich, aber durchaus erfreulich fände ich zum Beispiel einen Tipp für ein Sommerbuch oder einen Podcast. Sehr lustig und informativ fand ich auch die Abwesenheitsnotiz von Michelle Gielan:
„
Hallo! In unserer neuesten Studie haben wir herausgefunden, dass Urlaub gut fürs Gehirn ist und die Arbeitsleistung verbessern kann. Das muss weiter erforscht werden! Daher werde ich bis [Datum] nicht im Büro sein und habe in dieser Zeit nur eingeschränkten Zugriff auf meine Mails. Wenn Sie dringend Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie bitte [meine Kollegin]. Ihnen einen schönen Sommer! Michelle Gielan“.
Welches ist die beste Abwesenheitsnotiz, die Sie je bekommen haben?
Community-Tipp: Karrierecoach Birgit Nüchter sagt: „Es gibt nicht die eine richtige Führung. Führe so, wie es für dich, dein Team und dein Unternehmen passt.“
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